Pressemeldungen werden von Unternehmen seit langem als preiswertes PR-Mittel geschätzt und immer häufiger werden Pressemitteilungen auch über Presseportale im Internet veröffentlicht. In der Regel prüfen zuständige Redakteure eingehende Meldungen und nehmen sie in das jeweilige Presseportal auf bzw. lehnen eine Publizierung ab. Größere Chancen auf Veröffentlichung haben Mitteilungen, die weniger als Werbeartikel, sondern eher im redaktionellen Stil geschrieben sind.

Jeder kann mit etwas Übung selbst eine Pressemeldung verfassen. Wichtig ist dabei aber, dass bestimmte Regeln eingehalten werden. Üblicherweise besteht eine Pressemitteilung aus einer aussagekräftigen, auf den Text bezogenen Überschrift, aus einem Vorspann – dem so genannten Lead -, dem Fließtext und abschließend den Kontaktdaten. Auch wenn die Überschrift den Beginn eines Artikels kennzeichnet, sollte sie möglichst erst nach der Texterstellung geschrieben werden. Denn aus dem Text ergibt sich meist erst der richtige Titel. Die Überschrift muss interessant sein und die Neugier auf den Artikel wecken.

Der Vorspann umfasst zwei bis drei Sätze und beinhaltet die wichtigsten Informationen zum vorgestellten Unternehmen, Produkt, zur Dienstleistung oder zu einem Event. Er hat die Funktion, den Leser kurz über alles Wesentliche zu informieren, die so genannten W-Fragen wie: Wer macht was, wo, wann, wie und warum? müssen weitgehend beantwortet werden. An den Lead schließt sich der Hauptteil an. Hier sollten weitere Hintergrundinformationen gegeben und Fakten klar und verständlich dargestellt werden. Redakteure legen viel Wert auf Sachlichkeit. Übertreibungen, abstrakte Sprache und Fachausdrücke sind zu vermeiden. Zum Schluss werden Informationen zum Unternehmen gegeben wie Bezeichnung der Firma, Anschrift und weitere Kontaktmöglichkeiten.